মাঠ প্রশাসনের কর্মকর্তা বিভাগীয় কমিশনার, জেলা প্রশাসক এবং উপজেলা নির্বাহী অফিসারদের সঙ্গে মতবিনিময়ের জন্য কোন সভা আহবান করা হলে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের সঙ্গে আলোচনাক্রমে সভার তারিখ নির্ধারণে মন্ত্রণালয়, বিভাগ ও সংস্থাগুলোকে নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে। এসব কর্মকর্তার সঙ্গে সভা আহবানের আগে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের সঙ্গে আলোচনা করে সভার তারিখ নির্ধারণ করতে বলা হয়েছে।

মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ থেকে গত ৮ এপ্রিল একটি পরিপত্র জারি করা হয়েছে। পরিপত্রটি সব মন্ত্রণালয় ও বিভাগের সিনিয়র সচিব/সচিবদের কাছে পাঠানো হয়েছে। একই সঙ্গে এর অনুলিপি দেওয়া হয়েছে প্রধানমন্ত্রীর মুখ্যসচিব, সব বিভাগীয় কমিশনার ও জেলা প্রশাসকের কাছে।

পরিপত্রে বলা হয়, স¤প্রতি লক্ষ্য করা যাচ্ছে যে, বিভিন্ন মন্ত্রণালয়/বিভাগ/সংস্থার আয়োজিত সরাসরি বা ভাচ্যুয়াল প্লাটফর্মের বিভিন্ন সভা/ সেমিনার/ কর্মশালা এবং ভিডিও কনফারেন্সে অংশ নেওয়ার জন্য মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের সম্মতি ছাড়া বিভাগীয় কমিশনার, জেলা প্রশাসক ও উপজেলা নির্বাহী অফিসারদের আমন্ত্রণ জানানো হচ্ছে। অনেক সময় দেখা যাচ্ছে, একাধিক মন্ত্রণালয়/বিভাগ/সংস্থা একই দিন/সময়ে অনলাইন প্ল্যাটফর্মে সভা/ সেমিনার/কর্মশালা/ভিডিও কনফারেন্স আহবান করে মাঠ প্রশাসনের কর্মকর্তাদের অংশ নেওয়ার জন্য অনুরোধ করছে। এতে একদিকে প্রশাসনিক শৃঙ্খলা বিঘ্নিত হচ্ছে। অন্যদিকে মাঠ পর্যায়ের প্রশাসনিক কার্যক্রম ব্যাহত হওয়ার আশঙ্কা রয়েছে। অধিকাংশ ক্ষেত্রে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ এসব বিষয়ে অবহিত না থাকায় মাঠ প্রশাসনের সাথে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের যোগাযোগ বা সমন্বয় ব্যাহত হচ্ছে। পরিপত্রে বলা হয়, রুলস অব বিজনেস, ১৯৯৬ এর সিডিউল-১ (অ্যালোকেশন অব বিজনেস অ্যামাং দ্য ডিফারেন্ট মিনিস্ট্রিস অ্যান্ড ডিভিশনস) অনুযায়ী বিভাগ, জেলা ও উপজেলা পর্যায়ের সাধারণ প্রশাসন এবং আন্তঃমন্ত্রণালয় সমন্বয় মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের কার্যপরিধিভুক্ত। এ পরিপ্রেক্ষিতে মাঠ প্রশাসনের কোন কর্মকর্তাকে মন্ত্রণালয়/বিভাগ/সংস্থা আয়োজিত কোন সভা/ সেমিনার/ কর্মশালা/ভিডিও কনফারেন্সে যোগদানের জন্য আমন্ত্রণ জানানোর ক্ষেত্রে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের সম্মতি গ্রহণ বাঞ্চনীয়। পরিপত্রে বলা হয়, বিভাগীয় কমিশনার, জেলা প্রশাসক কিংবা উপজেলা নির্বাহী অফিসারদের সঙ্গে মতবিনিময়ের জন্য কোন সভা আহবান করা হলে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের সঙ্গে আলোচনাক্রমে সভার তারিখ নির্ধারণ করা সমীচীন।

পরিপত্রে মন্ত্রণালয়/ বিভাগ / সংস্থার আয়োজিত সরাসরি/ ভার্চ্যুয়াল যেকোন সভা /সেমিনার/কর্মশালা/ভিডিও কনফারেন্সে বিভাগীয় কমিশনার, জেলা প্রশাসক ও উপজেলা নির্বাহী অফিসারদের অংশগ্রহণের আব্যশকতা থাকলে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের পূর্ব-সম্মতি গ্রহণের জন্য মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোকে অনুরোধ জানানো হয়।